Huishoudelijk reglement van Stichting Cultuurpodium Ontmoetingskerk

 
Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:

• De stichting; de Stichting Cultuurpodium Ontmoetingskerk, gevestigd te Bergen op Zoom, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Breda onder nummer 9054 5524;
• De statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 20-06-2023 bij notaris J.P.H. de Breet te Bergen op Zoom;
• Het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 4 van de statuten;
• Het dagelijks bestuur: het deel van het bestuur met de taken voorzitter, secretaris en penningmeester;
• Lidmaatschap: het lidmaatschap van de groep Vrienden van de Stichting Cultuurpodium Ontmoetingskerk;

Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden
Het bestuur en de bestuursbesluiten.

Het bestuur:

• Bestaat uit een dagelijks bestuur (voorzitter, secretaris en penningmeester) en een aantal algemene bestuursleden;
• Bestuurt en vertegenwoordigt de stichting;
• Neemt bestuursbesluiten;
• Kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Een dergelijke groep bestaat uit ten minste twee leden, waarvan één lid aanspreekpunt is en periodiek rapporteert aan het bestuur;
• Het dagelijks bestuur beslist in ad hoc situaties over uitgaven tot € 1.500,- met goedkeuring van tenminste 2 dagelijks bestuursleden. De penningmeester is zelfstandig gemachtigd om tot € 500,- uitgaven te doen met achteraf goedkeuring door de voorzitter;
• Is niet bevoegd tot het aangaan van leningen. Uitzondering hierop is dat het bestuur bevoegd is tot het accepteren van voorschotten op een meerjarige donatie;
• Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur;
• Nieuwe bestuursleden worden benoemd bij acclamatie door het dagelijks bestuur;
• Het streven is dat het bestuur in meerderheid gevormd wordt door leden van lokale Protestantse gemeenschap.
• De bestuurders worden benoemd voor een periode van drie jaar, maar zijn na aftreden direct herbenoembaar.
• Het bestuur benoemt zelf haar voorzitter, secretaris en penningmeester; zij vormen het dagelijks bestuur;
• De bestuurders ontvangen geen beloning voor hun werkzaamheden. Zij hebben wel recht op de door hen in functie gemaakte onkosten;
• Het dagelijks bestuur bepaalt de plaats, de tijd en de te behandelen onderwerpen van de bestuursvergaderingen. Er wordt minimaal één keer per kwartaal vergaderd;
• Jaarlijks wordt door het dagelijks bestuur het afgelopen seizoen geëvalueerd en een verslag daarvan aan belangstellenden ter beschikking gesteld;

De voorzitter;

• Heeft de algemene leiding van de stichting;
• Vertegenwoordigt de vereniging naar buiten toe;
• Overlegt met officiële instanties;
• Geeft leiding aan het bestuur;
• Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
• Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
• Leidt de bestuursvergaderingen;
• Ziet erop toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
• Coördineert en stuurt activiteiten;
• Ziet erop toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.

De penningmeester;

• Draagt zorg voorde financiële administratie;
• Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie;
• Stelt financiële overzichten op;
• Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
• Beheert de kas, de bankrekening en de eventuele spaarrekeningen;
• Begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;
• Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
• Neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge te verlenen;
• Onderhoudt al dan niet samen met de voorzitter contacten met sponsoren, fondsen en subsidieverstrekkers;

De secretaris;

• Draagt zorg voor een verslag van elke vergadering waarin minimaal vermeld:

1. 1. De datum en plaats van de vergadering;
   2. De aanwezige en afwezige bestuursleden;
   3. De genomen besluiten.

• Maakt een samenvatting van de vergaderverslagen;
• Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
• Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
• Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
• Archiveert alle relevante documenten voor minimaal 7 jaar.

Bestuursbesluiten:

• Neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt;
• Bij een stemming over een besluit is de stem van de voorzitter doorslaggevend bij het staken van de stemmen.
• Het bestuur neemt met minimaal twee dagelijks bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stelt de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten;

Bestuursvergaderingen

Geldigheid;
Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht.

Frequentie bestuursvergaderingen;

• Het bestuur vergadert ten minste 4 maal per jaar. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken.
• Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland of indien de situatie dat verhindert wordt er een nieuwe datum gepland.
• Aan het begin van elk kalenderjaar worden de data van de reguliere bestuursvergaderingen vastgesteld.

Agenda;

• Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen en die stellen in goed overleg de conceptagenda op. Urgente punten (zoals decharge van de penningmeester en het vaststellen van het jaarverslag) worden hoger op de conceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen;
• De secretaris mailt de conceptagenda (met bijlagen) uiterlijk 7 dagen voor aanvang van de vergadering door.
• Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid agendapunten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen agendapunten te schrappen, of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
• Agendapunten worden op de vergadering afgewerkt na het vaststellen van de agenda. Op verzoek kan de voorzitter besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.

Verantwoordelijkheid;
Het bestuur is verantwoordelijk en beslist.

Notulen;
Van elke vergadering wordt een verslag (met activiteitenoverzicht) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden. Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.

Inbreng tijdens de vergadering;

• Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht;
• Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering;
• Iedere bestuurder kan, indien verhinderd, een volmacht geven aan een van de andere bestuursders met instructie over hoe te stemmen bij agendapunten;
• Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De voorzitter neemt in deze een beslissing;

Donaties en declaraties

• Voor donaties ontvangen via de Vrienden van de Ontmoetingskerk wordt verwezen naar het aparte protocol van Vrienden van de Ontmoetingskerk.
• Personen die contant een bedrag schenken aan een van de bestuursleden ontvangen van dat bestuurslid een getekende kwitantie. De donatie wordt bij eerste gelegenheid aan de penningmeester gemeld met naam, telefoonnummer en e-mailadres van de gever. Het geld wordt uiterlijk binnen drie werkdagen op de bankrekening van de stichting gestort c.q. overgemaakt;
• Bestuursleden zijn gerechtigd voorgeschoten uitgaven en gereden kilometers te declareren conform de fiscale regelingen.
• Bestuursleden zijn niet gerechtigd vacatiegeld te declareren of zich op andere wijzen voor hun inspanningen en/of tijdsbesteding te laten compenseren conform het gestelde in de oprichtingsakte;

Royement

• Een bestuurslid kan geroyeerd worden door het bestuur, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de vereniging heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt.

Slotbepalingen

• In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het dagelijks bestuur.
• Alle geïnteresseerden ontvangen op eerste verzoek uit handen van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, als elektronische kopie per e-mail. Papieren exemplaren worden op eerste verzoek ter beschikking gesteld.

Vastgesteld in de bestuursvergadering van 31 augustus 2023